O que fazer ao papel

O que fazer ao papel 1

Não nos Livramos do Papel!

O que fazer ao papel 2
Papel a mais é um problema!


(1 minuto leitura)


O processo de perceber a diferença entre o que fazíamos e o que vamos fazer agora com os nossos papéis é um tema!
Começamos por partir da premissa de que o que fazíamos antes não deve ser o caminho no futuro.
Ok, mas o que é que devemos fazer diferente?

E agora? As imagens dos documentos estão no arquivo digital mas não nos livramos do papel!

Pergunta | Dúvida! Vou Precisar de Mexer Nestes Papéis Outra Vez?

Não, ou antes, muito dificilmente. Só se cometer um erro a digitalizar … exemplo: um documento ficar de costas 😊 pode acontecer. Ou, no caso de alguma entidade “exigir” o original.

Pergunta | Dúvida! Que Mudanças no Arquivo Físico?

O arquivo depois da digitalização é arquivo morto. Isto porque não iremos manusear papéis para classificar. E isso significa que:

  • Posso guardar os papéis numa pasta de arquivo 70% mais barata do que o tradicional dossier.
  • Posso agrupar documentos em “micas” com identificação da data e hora do upload no sistema.
  • Posso afastar do escritório a papelada entregando os documentos ao cliente.

Pergunta | Dúvida! Como é que o Documento Físico Fica Identificado no Sistema?

Um documento passa a ser acessível mediante pesquisa por múltiplas chaves de acesso:

  • O número de documento , o mesmo que o numera no ERP;
  • A chave única – atribuída pelo ERP;
  • Outra metadata disponível, tal como: valor, data, descritivo, conta, entidade.

Curioso?

Venha ver um escritório digitalmente transformado por nós … venha dar a volta por cima.