5 Mitos da contabilidade

Quais os 5 Mitos que Permeiam a Contabilidade?

Os mitos da contabilidade
Mitos antigos que vale a pena desmistificar


(1 minuto de leitura)


Identificas-te com algum destes?

Os Documentos têm de ser Numerados e Arquivados

Isso era dantes. No mundo digital, o acesso à imagem do documento é tão mais fácil, tão mais rápida, tudo sempre à distância de uns cliques num programa estruturado.

O Papel Deve ser Organizado por Fornecedor e por Data Para Facilitar a Contabilização e o Controlo de Documentos Duplicados

Já não. Não necessita de organização prévia. É mais facil que seja a ferramenta onde gere a documentação contabilística a identificar duplicações para que sejam eliminadas.

Dispondo de 5 chaves: número de contribuinte, tipo de documento, número do documento, data e valor, a máquina ajuda o homem a expurgar a informação que se repete com uma eficácia e eficiência sem precedentes.

O Registo em Conta Corrente só Vale a Pena Quando um Fornecedor tem Muito Movimento

Seria assim, se o registo em conta corrente apenas se destinasse a apresentar mapas recapitulativos.

Como os métodos de associação permitem ensinar à máquina o que fazer com cada um dos fornecedores, sem trabalho adicional, é possivel tirar os benefícios do registo mais indexado da informação.

O registo em conta-corrente estrutura melhor a informação e uma vez que já não implica trabalho (porque a classificação é automática e não temos que lidar com ela em processos manuais e morosos), não há que pensar duas vezes.

Primeiro Lançam-se as Facturas, Depois os Movimentos Bancários

Num sistema integrado de gestão da informação contabilística, tudo está à nossa disposição quando e onde nos faz falta.

Pode lançar bancos e “olhar” para as facturas comunicadas à AT pelos seus fornecedores, enquanto na sua equipa alguém já está a tratar de documentos. Tudo se passa em simultâneo com enormes ganhos de eficiência.

A Classificação Contabilística tem de ser Inscrita no Documento

O registo contabilístico, contas e valores registados a débito e a crédito, ficam relaccionados à imagem do documento, não sendo necessário escrever o registo no documento.

A eficiência conseguida é enorme e tudo graças à possibilidade de ensinar a máquina a classificar os documentos.

Estes foram os cinco mitos da contabilidade! E tu, tens mais algum que gostasses de partilhar connosco?

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A conquista do calendário

Roma e Pavia não se fizeram num dia …

A conquista do calendário 1
Roma e Pavia não se fizeram num dia…


(1 minuto de leitura)


Temos até ao fim do ano para conseguir tratar, em cada mês, os lançamentos do mês anterior. A contabilidade de gabinete tem mesmo de ser feita ao mês e em todas as suas vertentes: bancos, documentos, vendas, conciliações, etc ….

E isto não é pouca coisa!

Dividimos os Nossos Clientes em 3 Tipos

Até aqui dividimos os nossos clientes em 3 tipos.

Os do IVA Mensal

Para os quais trabalhávamos ao mês, ainda que os bancos e conferências pudessem ficar para trás.

Os do IVA Trimestral

Para os quais trabalhamos, no limite, de três em três meses e quando, mais uma vez, em época de aperto, os bancos pudessem ficar para depois

E os Isentos

tudo para trás!

A Recuperação do Calendário só Começava Depois das Férias em Setembro …

Mais um sprint, agora de 4 meses – recuperar, conferir, apresentar os primeiros balancetes (só a quem os pedir) e ir para o natal de língua de fora.

E este ano, ainda está neste registo?

Está na altura de pedir ajuda… tudo menos morrer na praia.

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A mão direita

A Chave Para o Sucesso de uma Interface Para o Contabilista

Contabilidade digital
E ainda lhe sobra uma mão!


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O interface para o utilizador tem de ser muito rápido. E rápido é:

Trabalhar só com a mão direita e ter de memorizar um número muito reduzido de teclas.

A informação a inserir é maioritariamente numérica, então tem de ser lançada pela mão direita no teclado numérico.

Parece-lhe que não tem importância nenhuma? Pois faz a diferença toda!

O número de teclas a memorizar são 4. 

Insert: adiciona uma linha;

Delete: apaga uma linha;

Sinal + : pesquisa no plano de contas;

Enter:  percorre campos e grava.

… E o que faz agora a mão esquerda?

Usa o tab nalgumas situações de navegação, atende o telefone …

Tudo menos mexer em papel!

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Um dó li tá … contabilidade automática e o papel dos humanos

Humanos e Autómatos. Tarefa Para mim, Tarefa Para ti …

Automatação na contabilidade
Há tarefas em que as máquinas são melhores que os humanos!


(1 minuto leitura)


Na automação dos processos da contabilidade, não foi muito complicado distinguir as tarefas que devem ser feitas por máquinas das tarefas que devem ser  atribuídas aos humanos.

Há tarefas que o humano não faz melhor que a máquina … é verdade! Exemplo?

Copiar informação.

Então a máquina consegue (e deve) preencher todos os dados de um lançamento (data, NIF, número do documento, base e iva, total do documento) e tudo isto sem enganos de digitação.

E nós? Vamos Ficar sem Trabalho? Não me Parece

Sabemos muito bem que temos muito trabalho que não estamos a entregar e que devíamos…
Eis alguns exemplos do que podemos passar a fazer:

  • Acompanhar o desempenho das empresas que nos confiam as suas contas
  • Entregar informação das contas ao longo do ano de forma sistemática 
  • Ter tempo para dar atenção ao cliente sempre que necessita do nosso apoio

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E o mais importante: Vai ganhar tempo para si… Escolha viver com mais qualidade!

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O que fazer ao papel

Não nos Livramos do Papel!

O que fazer ao papel 2
Papel a mais é um problema!


(1 minuto leitura)


O processo de perceber a diferença entre o que fazíamos e o que vamos fazer agora com os nossos papéis é um tema!
Começamos por partir da premissa de que o que fazíamos antes não deve ser o caminho no futuro.
Ok, mas o que é que devemos fazer diferente?

E agora? As imagens dos documentos estão no arquivo digital mas não nos livramos do papel!

Pergunta | Dúvida! Vou Precisar de Mexer Nestes Papéis Outra Vez?

Não, ou antes, muito dificilmente. Só se cometer um erro a digitalizar … exemplo: um documento ficar de costas 😊 pode acontecer. Ou, no caso de alguma entidade “exigir” o original.

Pergunta | Dúvida! Que Mudanças no Arquivo Físico?

O arquivo depois da digitalização é arquivo morto. Isto porque não iremos manusear papéis para classificar. E isso significa que:

  • Posso guardar os papéis numa pasta de arquivo 70% mais barata do que o tradicional dossier.
  • Posso agrupar documentos em “micas” com identificação da data e hora do upload no sistema.
  • Posso afastar do escritório a papelada entregando os documentos ao cliente.

Pergunta | Dúvida! Como é que o Documento Físico Fica Identificado no Sistema?

Um documento passa a ser acessível mediante pesquisa por múltiplas chaves de acesso:

  • O número de documento , o mesmo que o numera no ERP;
  • A chave única – atribuída pelo ERP;
  • Outra metadata disponível, tal como: valor, data, descritivo, conta, entidade.

Curioso?

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